Masowa zmiana stanów magazynowych WooCommerce: dostawa i spis bez klikania

Dostawa przyszła, panel czeka

Czwartek, 21:50. Na biurku faktura od dostawcy na 80 pozycji, w tym bluzy w pięciu rozmiarach. Każdy rozmiar to osobny wariant, więc w panelu oznacza to otwieranie produktu, rozwijanie wariantu, dopisywanie liczby, zapis i tak kilkadziesiąt razy. Przy pozycji 43 łatwo dodać 20 sztuk do rozmiaru L zamiast M, a pomyłka wyjdzie dopiero przy pierwszym zamówieniu, którego nie da się wysłać.

Ten tekst jest o tym, jak przejść przez taką aktualizację bez wieczoru klikania. Gdy zastanawiasz się raczej, co zrobić z produktami, których po spisie jest zero, przeczytaj wpis brak w magazynie WooCommerce: ukryć czy pokazać.

Którą drogę wybrać?

WooCommerce daje trzy wbudowane sposoby, a każdy pasuje do innej sytuacji.

Dokumentacja WooCommerce opisuje import w artykule o imporcie i eksporcie produktów w CSV. Najważniejsza opcja to „Aktualizuj istniejące produkty”. Bez niej wiersze z istniejącym SKU zostaną pominięte.

Jak zmienić stany przez CSV krok po kroku

Ta droga działa bez dodatkowych wtyczek i obsługuje warianty.

1. Wejdź w Produkty i wyeksportuj katalog z kolumnami ID, SKU, nazwa, rodzaj, stan i „W magazynie?”. Zachowaj ten plik jako kopię sprzed zmian.
2. Zrób drugą kopię i w niej usuń kolumny, których nie zmieniasz. Mniej kolumn to mniejsza szansa, że przypadkiem nadpiszesz cenę albo opis.
3. Wpisz nowe ilości. Przy dostawie dodaj ją do obecnego stanu, przy spisie wpisz liczbę policzoną na półce.
4. Sprawdź warianty. Każdy rozmiar i kolor ma osobny wiersz z własnym SKU.
5. W imporcie zaznacz „Aktualizuj istniejące produkty” i dopasuj kolumny. Przy pierwszym razie wgraj najpierw plik z dwoma, trzema wierszami i sprawdź te produkty w sklepie.
6. Wgraj cały plik, a potem otwórz raport stanów i przejrzyj produkty z zerem.

Raport stanów w Analityce WooCommerce pokazuje ilości i status produktów oraz wariantów, co opisuje strona o raporcie stanów. To dobre miejsce na ostatnią kontrolę.

Spis z natury: na co uważać

Inwentaryzacja w sklepie internetowym ma jedną pułapkę: sklep sprzedaje, gdy ty liczysz. Policzone rano 12 sztuk może o 15:00 oznaczać 10 w systemie i 12 w twoim pliku. Masz dwa wyjścia. Liczysz poza godzinami ruchu i wgrywasz od razu, albo zapisujesz różnicę względem stanu z chwili liczenia, a nie samą liczbę z półki.

Druga sprawa to produkty bez włączonego zarządzania stanem. Dla nich WooCommerce nie trzyma ilości, tylko status. Wpisanie liczby w CSV włącza zarządzanie stanem dla tego produktu, więc od tej chwili sklep będzie sam przestawiał dostępność.

Trzecia to reklamy produktowe. Gdy dostępność w pliku dla Google różni się od strony, Merchant Center może odrzucić produkt. Opisuje to specyfikacja atrybutu dostępności w Merchant Center. Po dużej zmianie stanów sprawdź, czy twoja wtyczka pliku produktowego wysłała już nowe dane. To samo dotyczy bezpłatnych wyników produktowych w Google: dostępność z danych strukturalnych strony może pojawić się przy produkcie w wynikach, co opisuje przewodnik o danych strukturalnych dla ofert sprzedawców. Strona z zerem w magazynie, która w Google wygląda na dostępną, rozczarowuje klienta jeszcze przed wejściem do sklepu.

Jak to zrobić w rozmowie z czatem

Wtyczka TellMyShop dla WordPress i WooCommerce łączy sklep z twoim czatem (Claude albo ChatGPT). Czat zmienia stany w TellMyShop Pro po włączeniu przełącznika Handel w panelu wtyczki. Ten przełącznik obejmuje ceny, promocje, kody rabatowe, stany, warianty i dostawę i działa, dopóki go nie wyłączysz. Bez niego czat przygotuje cały podgląd, ale zapisać się nie da.

Piątek, 8:20. Wklejasz do rozmowy listę z faktury: SKU, nazwa, ilość. Czat dopasowuje pozycje po SKU, a te, których nie znalazł, wypisuje osobno zamiast zgadywać. Przy kilkudziesięciu pozycjach najpierw sprawdza, czy praca zmieści się w godzinnych limitach ustawionych w panelu, i pracuje paczkami do 50 produktów lub wariantów.