WooCommerce Lagerbestand massenhaft aktualisieren: Lieferungen und Inventur ohne endloses Klicken

Die Lieferung ist da, das Backend wartet

Donnerstag, 21:50 Uhr. Auf dem Schreibtisch liegt eine Lieferantenrechnung über 80 Positionen, darunter Hoodies in fünf Größen. Jede Größe ist eine eigene Variation, im Backend heißt das also: Produkt öffnen, Variation aufklappen, Zahl ergänzen, speichern, und das mehrere Dutzend Mal. Bei Position 43 passiert es leicht, dass 20 Stück bei Größe L statt M landen, und der Fehler zeigt sich erst bei der ersten Bestellung, die sich nicht versenden lässt.

In diesem Beitrag geht es darum, eine solche Aktualisierung ohne einen Abend voller Klicks zu schaffen. Wenn Sie eher interessiert, was nach einer Zählung mit Produkten auf null passiert, lesen Sie nicht vorrätig in WooCommerce: ausblenden oder zeigen.

Welchen Weg wählen?

WooCommerce bietet drei eingebaute Wege, und jeder passt zu einer anderen Situation.

Die WooCommerce-Dokumentation behandelt den Import im Artikel zum CSV-Importer und -Exporter für Produkte. Die entscheidende Option ist „Vorhandene Produkte aktualisieren“. Ohne sie werden Zeilen mit einer vorhandenen Artikelnummer übersprungen.

So ändern Sie den Bestand per CSV, Schritt für Schritt

Dieser Weg funktioniert ohne zusätzliche Plugins und kommt mit Variationen zurecht.

1. Gehen Sie zu Produkte und exportieren Sie den Katalog mit den Spalten ID, Artikelnummer, Name, Typ, Bestand und „Vorrätig?“. Bewahren Sie diese Datei als Kopie von vor den Änderungen auf.
2. Machen Sie eine zweite Kopie und entfernen Sie die Spalten, die Sie nicht ändern. Weniger Spalten bedeuten weniger Gefahr, versehentlich einen Preis oder eine Beschreibung zu überschreiben.
3. Tragen Sie die neuen Mengen ein. Bei einer Lieferung addieren Sie sie zum aktuellen Bestand, bei einer Zählung tragen Sie die im Regal gezählte Zahl ein.
4. Prüfen Sie die Variationen. Jede Größe und Farbe hat eine eigene Zeile mit eigener Artikelnummer.
5. Setzen Sie beim Import den Haken bei „Vorhandene Produkte aktualisieren“ und ordnen Sie die Spalten zu. Laden Sie beim ersten Mal eine Datei mit zwei oder drei Zeilen hoch und prüfen Sie diese Produkte im Shop.
6. Laden Sie die ganze Datei hoch, öffnen Sie dann den Bestandsbericht und sehen Sie die Produkte auf null durch.

Der Bestandsbericht in WooCommerce Analytics zeigt Mengen und Status für Produkte und Variationen, wie auf der Seite zum Bestandsbericht beschrieben. Er ist ein guter Ort für eine letzte Kontrolle.

Eine Inventur: worauf Sie achten sollten

Eine Inventur in einem Onlineshop hat eine Falle: Der Shop verkauft, während Sie zählen. 12 Stück, morgens gezählt, können um 15 Uhr 10 im System und 12 in Ihrer Datei bedeuten. Sie haben zwei Möglichkeiten. Zählen Sie außerhalb der Stoßzeiten und laden Sie sofort hoch, oder halten Sie die Differenz zum Bestand zum Zeitpunkt der Zählung fest, nicht nur die Zahl aus dem Regal.

Das Zweite sind Produkte ohne eingeschaltete Lagerverwaltung. Für diese führt WooCommerce einen Status, keine Menge. Eine Zahl in der CSV schaltet die Lagerverwaltung für dieses Produkt ein, ab dann stellt der Shop die Verfügbarkeit selbst um.

Das Dritte sind Produktanzeigen. Weicht die Verfügbarkeit im Feed für Google von der Seite ab, kann Merchant Center das Produkt ablehnen. Das beschreibt die Spezifikation des Attributs Verfügbarkeit in Merchant Center. Prüfen Sie nach einer großen Bestandsänderung, ob Ihr Produkt-Feed-Plugin die neuen Daten schon gesendet hat. Dasselbe gilt für kostenlose Produkteinträge in Google: Die Verfügbarkeit aus den strukturierten Daten der Seite kann neben dem Produkt in den Ergebnissen erscheinen, wie der Leitfaden zu strukturierten Daten für Händlereinträge erklärt. Eine Seite mit Bestand null, die in Google verfügbar aussieht, enttäuscht den Kunden, bevor er den Shop überhaupt erreicht.

So machen Sie es im Gespräch mit dem Chat

Das TellMyShop-Plugin für WordPress und WooCommerce verbindet Ihren Shop mit Ihrem Chat (Claude oder ChatGPT). Der Chat ändert den Bestand in TellMyShop Pro, sobald Sie im Plugin-Panel den Schalter Verkauf einschalten. Dieser Schalter umfasst Preise, Angebote, Gutscheincodes, Bestand, Variationen und Versand und bleibt an, bis Sie ihn ausschalten. Ohne ihn bereitet der Chat die ganze Vorschau vor, aber gespeichert werden kann nichts.

Freitag, 8:20 Uhr. Sie fügen die Liste von der Rechnung ins Gespräch ein: Artikelnummer, Name, Menge. Der Chat ordnet Positionen über die Artikelnummer zu und listet die, die er nicht gefunden hat, separat auf, statt zu raten. Bei mehreren Dutzend Positionen prüft er zuerst, ob die Arbeit in die im Panel eingestellten Stundenlimits passt, und arbeitet in Paketen von bis zu 50 Produkten oder Variationen.