WooCommerce voorraad bulk aanpassen: leveringen en tellingen zonder eindeloos klikken

De levering is er, de backoffice wacht

Donderdag, 21:50 uur. Op het bureau ligt een factuur van de leverancier voor 80 artikelen, waaronder hoodies in vijf maten. Elke maat is een aparte variatie, dus in de backoffice betekent dat: het product openen, de variatie uitklappen, het aantal erbij tellen, opslaan, en dat een paar tientallen keren. Bij artikel 43 tel je makkelijk 20 stuks bij maat L op in plaats van M, en de fout komt pas aan het licht bij de eerste bestelling die niet verstuurd kan worden.

Dit stuk gaat over hoe je zo’n update doorkomt zonder een avond klikken. Ben je meer benieuwd wat je na een telling met producten op nul doet, lees dan niet op voorraad in WooCommerce: verbergen of tonen.

Welke route kies je?

WooCommerce biedt drie ingebouwde methoden, en elke methode past bij een andere situatie.

De WooCommerce-documentatie behandelt importeren in het artikel over de CSV-importeur en -exporteur voor producten. De belangrijkste optie is “Bestaande producten bijwerken”. Zonder die optie worden rijen met een bestaande SKU overgeslagen.

Zo wijzig je voorraad met CSV, stap voor stap

Deze route werkt zonder extra plugins en kan variaties aan.

1. Ga naar Producten en exporteer de catalogus met de kolommen ID, SKU, naam, type, voorraad en “Op voorraad?”. Bewaar dit bestand als kopie van voor de wijzigingen.
2. Maak een tweede kopie en verwijder de kolommen die je niet wijzigt. Minder kolommen betekent minder kans dat je per ongeluk een prijs of beschrijving overschrijft.
3. Vul de nieuwe hoeveelheden in. Bij een levering tel je die op bij de huidige voorraad; bij een telling vul je het getelde aantal op de plank in.
4. Controleer de variaties. Elke maat en kleur heeft een aparte rij met een eigen SKU.
5. Vink bij het importeren “Bestaande producten bijwerken” aan en koppel de kolommen. Upload de eerste keer een bestand met twee of drie rijen en controleer die producten in de webshop.
6. Upload het hele bestand, open daarna het voorraadrapport en loop de producten op nul door.

Het voorraadrapport in WooCommerce Analytics toont hoeveelheden en status voor producten en variaties, zoals beschreven op de pagina over het voorraadrapport. Het is een goede plek voor een laatste controle.

Een fysieke telling: waar je op let

Een voorraadtelling in een webshop heeft één valkuil: de webshop verkoopt terwijl jij telt. 12 stuks die je ’s ochtends hebt geteld, kunnen om 15:00 uur 10 in het systeem en 12 in je bestand betekenen. Je hebt twee opties. Tel buiten de drukke uren en upload direct, of leg het verschil vast ten opzichte van de voorraad op het moment van tellen, niet alleen het aantal van de plank.

Het tweede punt zijn producten waarbij voorraadbeheer niet aanstaat. Daarvoor houdt WooCommerce een status bij, geen hoeveelheid. Vul je in de CSV een getal in, dan zet dat voorraadbeheer aan voor dat product, dus vanaf dat moment schakelt de webshop de beschikbaarheid zelf om.

Het derde zijn productadvertenties. Wijkt de beschikbaarheid in de feed voor Google af van de pagina, dan kan Merchant Center het product afkeuren. Dat staat beschreven in de specificatie van het kenmerk beschikbaarheid in Merchant Center. Controleer na een grote voorraadwijziging of je plugin voor de productfeed de nieuwe gegevens al heeft verstuurd. Hetzelfde geldt voor gratis productvermeldingen in Google: beschikbaarheid uit de structured data van de pagina kan naast het product in de resultaten verschijnen, zoals de handleiding over structured data voor verkopersvermeldingen uitlegt. Een pagina met voorraad nul die in Google beschikbaar lijkt, stelt de klant teleur nog voor hij in de webshop is.

Zo doe je het in een gesprek met de chat

De TellMyShop-plugin voor WordPress en WooCommerce verbindt je webshop met je chat (Claude of ChatGPT). De chat wijzigt de voorraad in TellMyShop Pro zodra je de schakelaar Verkoop in het pluginpaneel aanzet. Die schakelaar geldt voor prijzen, acties, kortingscodes, voorraad, variaties en verzending, en blijft aan tot je hem uitzet. Zonder die schakelaar maakt de chat het hele voorbeeld klaar, maar kan er niets worden opgeslagen.

Vrijdag, 8:20 uur. Je plakt de lijst van de factuur in het gesprek: SKU, naam, aantal. De chat koppelt artikelen op SKU en zet de artikelen die hij niet kon vinden apart, in plaats van te gokken. Bij een paar tientallen artikelen controleert hij eerst of het werk binnen de uurlimieten uit het paneel past, en hij werkt in batches van maximaal 50 producten of variaties.